Kassenbuch und Kassenabschlüsse (X- und Z-Bericht)

Im Kassenbuch werden alle Geschäftsvorfälle seit dem letzten Abschluss, die bar bezahlt wurden, erfasst und saldiert. Dies gilt sowohl für die Bareinnahmen als auch die -ausgaben. Sie haben die Möglichkeit, X- oder Z-Berichte (Abschluss) zu erstellen bzw. die bisher gemachten Abschlüsse anzusehen.

X-Bericht

Der X-Bericht ist ein zusammenfassender Zwischenbericht über die seit dem letzten Kassenabschluss (Z-Bericht) bis zum Zeitpunkt des Abrufs getätigten Umsätze. Diese werden chronologisch nach Beleg- bzw. Rechnungsdatum und -zeitpunkt aufgelistet und die jeweiligen Beträge saldiert (Kassenbuch (Liste der Barbelege)).

Auf einer separaten Seite finden Sie dann den eigentlichen X-Bericht auf welchem Sie kumuliert und jeweils nach Steuersatz separat aufgeführt, die Steuerbeträge sowie die Netto- und die Bruttosummen finden für Bareinnahmen/ -ausgaben, Privateinlagen/ entnahmen und für Zahlungen von/ auf das Bankkonto.

So haben Sie jederzeit schnell einen Überblick, wieviel Bargeld sich in Ihrer Kasse befinden sollte (Kassensturzfähigkeit). Der X-Bericht ist rein informativ und ist kein Abschluss. Sie können sich diesen einfach auf Ihrem Rechner als PDF abspeichern und diesen dann einsehen.

Z-Bericht

Den Z-Bericht nutzen Sie zur Erstellung Ihres Kassenabschlusses. Alle Bareinnahmen und -ausgaben, die Sie seit dem letzten Abschluss abgerechnet haben, wowie die Gesamtsumme, sehen Sie auf der linken Seite. Auf der rechten Seite befindet sich das Zählprotokoll, in welches Sie die Anzahl der jeweiligen Scheine bzw. Münzen eintragen können. Die entsprechenden Summen der Endbeträge werden in der Spalte >Betrag angezeigt und auf der linken Seite unter >Ist Bestand (Gezählt) aufsummiert.

Sie können den Abschluss zum Datum des aktuellen Tages und bis zu 2 Tage zuvor erstellen sowie eine Uhrzeit festlegen.

Sofern es eine Differenz zwischen dem Kassenbuch (Soll Bestand) und Ihrem gezählten Bestand (Ist Bestand) gibt und Sie den Abschluss erstellen wollen, wird Ihnen dies angezeigt, s. Screenshots. Sie haben die Möglichkeit, den Ist Bestand nochmals zu überprüfen und ggfs. zu korrigieren. Wenn Sie auf > OK klicken, wir der Z-Bericht erstellt.

Wenn Sie den Kassenabschluss erstellt haben, wird der >Ist Bestand des gerade erstellten Kassenabschlusses als Ausgangsbestand für den danach folgenden Kassenabschluss genommen, s. Screenshot unten.

Bitte beachten Sie im Bedarfsfalle unsere Ausfürungen zum Anpassen des Anfangsbestands der Kasse.

Negativer Kassenstand

Sollte es einmal z.B. auf Grund einer Fehleingabe zu einem negativen Kassenendergebnis oder einem oder mehreren negativen Kassenzwischenergebnissen kommen, ist es NICHT möglich einen Kassenabschluss zu erstellen, s. Screenshots.

In der Realität ist ein negativer Kassenbestand unmöglich. Darum muss hier an einer Stelle ein Fehler passiert sein. Bitte erstellen Sie einen Barbeleg oder eine -rechnung zur Korrektur, die Sie auf unmittelbar VOR das entsprechende erste negative Zwischenergebnis datieren (bitte achten Sie bei der Erstellung auch auf die Zeit!), s. rote Markierung im Screenshot, so dass Ihr Kassenbuch anschließend keine negativen Zwischenergebnisse und auch keinen negativen Endbestand mehr aufweist.