Einstellungen zu HotelSpider

Die Voraussetzungen

Um den Channelmanager Hotel Spider gemeinsam mit Lodgit Desk nutzen zu können, benötigen Sie:

• das Modul “Schnittstelle Channelmanager” von Lodgit, welches Sie in unserem Online-Shop unter www.lodgit.com/shop bestellen können,
• eine Vereinbarung mit dem Channelmanager Hotel Spider, für die Sie in Ihrem Lodgit-Account unter www.lodgit.com > Zusatzmodule > Channel Manager ein Antragsformular für Lodgit Kunden finden, und
• Verträge mit den einzelnen Buchungskanälen, die Sie über die jeweiligen Websiten abschließen können.

Sie haben alles? Dann kann es los gehen!

Bitte beachten Sie: Es wird davon abgeraten 100% Ihrer Verfügbarkeiten mit dem Channelmanager zu verbinden, wenn Sie mehrere Einheiten einer Channelmanager-Kategorie zuordnen. Sie sollten dann mindestens 1 Einheit pro Kategorie offline halten, um im Fall von Überbuchungen noch eine Ausweichmöglichkeit zu haben.

Einrichtung von HotelSpider

Zunächst müssen in Hotel-Spider die nötigen Kategorien bzw. Einheiten angelegt werden, die Sie vermieten wollen. Wenden Sie sich bei Fragen dazu bitte an das Hotel-Spider-Team.

Aktivieren der Mieteinheiten für die Synchronisation

Informieren Sie sich bitte zuerst über die allgemeinen Einstellungen für die Synchronisation in Lodgit Desk. Hier erfahren Sie, welche generellen Einstellungen Sie festlegen müssen und wie Sie bestimmte Mieteinheiten für die Synchronisation freigeben können.

Mieteinheitszuordnungen in Lodgit Desk

Nach dem Anlegen der Kategorien bzw. Einheiten in Hotel-Spider können diese nun mit den in Lodgit vorhandenen Einheiten verknüpft werden.

1. Öffnen Sie die Lodgit Desk-Installation und gehen Sie zu Verwaltung > Synchronisation und Online-Module > Hotel-Spider. Wählen Sie das entsprechende Objekt aus, das Sie mit dem Channelmanager verbinden wollen:
2. Tragen Sie in diesem Fenster Ihre Hotel ID von Hotel-Spider und den Hotelnamen sowie die genutzte Version der Schnittstelle (in der Regel die aktuelle Version v4) ein. Klicken Sie anschließend auf den Button Hotel-Spider IDs holen. Sollte dies nicht funktionieren (wenn im folgenden Schritt keine IDs zur Auswahl angeboten werden) können die Hotel Spider IDs auch manuell eingetragen werden. 


Wechseln Sie dann in den Tab Hotel-Spider Kategorien.


3. Wählen Sie zunächst den Zuordnungsmodus aus. Der Kategoriemodus ist dabei am besten für Unterkünfte mit mehreren gleichwertigen Zimmern in einer Kategorie geeignet. Der Einzelmodus hingegen eignet sich am besten für individuelle Unterkünfte wie Ferienhäuser.

4. In der linken Spalte finden Sie, je nachdem welchen Modus Sie gewählt haben, Ihre Mieteinheiten bzw. Mieteinheitskategorien. In der rechten Spalte können Sie über den grauen Pfeil die jeweilige Hotel-Spider-Kategorie zuordnen.

Wichtig: Kategorien oder Mieteinheiten, die Sie nicht mit dem Channelmanager synchronisieren wollen, können Sie auch mittels des Häkchens in der ersten Spalte von der Synchronisation ausnehmen.

5. Damit haben Sie die grundlegende Verbindung der Mieteinheiten schon hergestellt.

6. Wechseln Sie nun zurück zum Tab Allgemein. Setzen Sie das Häkchen bei Channelmanager aktivieren:
Testen Sie die Verbindung, indem Sie über Datei bzw. Ablage > Synchronisieren den Datenbestand an Hotel-Spider senden und dies anschließend in der Benutzeroberfläche von Hotel-Spider überprüfen.

Wichtig: Es kann unter Umständen ein paar Minuten dauern bis die Änderungen in Hotel-Spider dargestellt werden.

1. Als erstes können Sie festlegen, ob Sie für diesen Rechner die automatische Synchronisierung zulassen wollen. Diese Einstellung wird pro Rechner festgelegt; so können Sie bei Nutzung des Datenbankservers genau entscheiden, welche Rechner für die Synchronisation verantwortlich sein sollen (z.B. weil ein Rechner eine sicherere Internetverbindung hat).
2. Als Option legen Sie das Intervall fest, in welchen zeitlichen Abständen die Synchronisation erfolgen soll. Synchronisationen können in Intervallen von 10 Minuten bis hin zu 24 Stunden durchgeführt werden. Diese Einstellung erfolgt hier pro Datenbank und nicht pro Rechner, sollten Sie mit einem Datenbankserver arbeiten und von mehreren Rechnern aus auf die Datenbank zugreifen.
3. Zusätzlich können Sie einstellen, ob beim Synchronisieren ein Statusfenster eingeblendet werden soll.
4. Standardmäßig werden neue Online-Buchungen beim Import sofort fixiert; die Fixierung muss dann zunächst manuell gelöst werden um die Buchung zu verschieben. Dies können Sie auch ausschalten, indem Sie das Häkchen herausnehmen.
5. Hier können Sie auch einstellen, ob Buchungen mit dem Status Vorgemerkt oder Angebot online bereits als belegt gelten sollen oder ob sie noch als frei dargstellt werden. Wenn die Checkbox neben dem entsprechenden Status markiert ist, werden alle diese Buchungen noch als "frei" dargstellt.
   WICHTIG: Buchungen im Status Ausgecheckt und Stornierte Online-Buchungen gelten generell online als "freie Zeiträume".
6. Zudem müssen Sie hier mindestens eine Sprache auswählen, die später synchronisiert wird.

Wir empfehlen, die automatische Synchronisation immer angeschaltet zu haben. Gleichen Sie die erhaltenen Online-Buchungen mit den per E-Mail erhaltenen Buchungsbestätigungen ab. So erkennen Sie, ob alle Buchungen korrekt bei Ihnen angekommen sind.

Ein objektübergreifendes System anlegen (optional)

Sie haben in Lodgit Desk die Möglichkeit, verschiedene Objekte mit nur einer Channelmanager-ID zu verbinden.

So sparen Sie sich mehrere kostenpflichtige Konten bei Ihrem Channelmanager und können dennoch verschiedene Objekte mit mit nur einer ID des Channelmanagers synchronisieren. Alle Statistiken in Lodgit Desk laufen auch weiterhin getrennt, so dass Sie mehrere spezifische Auswertungen erhalten.

So erzeugen Sie ein objektübergreifendes System.

Es ist möglich, das automatische Fixieren von importierten Online-Buchungen auszuschalten. Das können Sie unter Verwaltung > Synchronisation und Online-Module ändern.

 

Eine Buchung konnte keiner Mieteinheit zugewiesen werden. Was tun?

Buchungen, die in Lodgit Desk keiner Mieteinheit zugewiesen werden können, werden zunächst trotzdem importiert. Sie erscheinen in der Buchungsliste unter dem Reiter "Buchungen ohne Mieteinheit". Zusätzlich öffnet sich beim Import das Fehlerprotokoll, das Sie über die Nichtzuweisung informiert. Des Weiteren erscheint in der unteren rechten Ecke des Belegungsplanes ein Banner mit der Aufschrift "Buchung zuweisen".

Es kann verschiedene Gründe geben, warum eine Buchung nicht zugewiesen werden kann. Sobald Sie die Ursache behoben haben, können Sie über die Buchungsliste oder das Fehlerprotokoll die Buchung per Doppelklick öffnen und der freien Mieteinheit zuweisen:

Die Kategorie wurde keiner Mieteinheit zugewiesen:
Wurde die Channelmanager-Kategorie keiner Mieteinheit in Lodgit Desk zugewiesen, dann kann die Buchung auch nicht korrekt übertragen werden.
Überprüfen Sie, ob die Zuweisung stimmt. Haben Sie Ihre Kategorien im Channelmanager zwischendurch geändert, müssen diese in Lodgit Desk neu zugewiesen werden.

Die Zimmer sind nicht durchgehend frei:
An den Channelmanager wird nur die Anzahl der verfügbaren Zimmer übermittelt, nicht, ob es sich dabei um dasselbe Zimmer handelt. Ist ein Zimmer von A bis B frei und ein anderes von B bis C, kann ein Gast den gesamten Zeitraum von A bis C buchen.
Verschieben Sie Buchungen, um den Zeitraum freizumachen. Ist es Ihnen nicht möglich, den Zeitraum komplett freizuräumen, können Sie die Buchung auch teilen. Weisen Sie sie dazu zunächst der ersten freien Mieteinheit zu und nutzen Sie dann die Teilen-Funktion.

Die Zimmer sind mittlerweile alle belegt:
Ihr Lodgit Desk synchronisiert in bestimmten Abständen mit dem Server, der Server synchronisiert in bestimmten Abständen mit dem Channelmanager, der Channelmanager synchronisiert in bestimmten Abständen mit den Kanälen. Die Abstände sind klein, meist nur wenige Minuten. Dennoch kann es sein, dass eine Buchung über einen Kanal hereinkommt, obwohl inzwischen das Zimmer bereits anderweitig vergeben wurde.
In diesem Fall agieren Sie so, wie Sie eine normale Überbuchung handhaben würden.

 

Eine Buchung kam über einen Kanal herein, wurde aber nicht in Lodgit Desk importiert. Warum?

Durch die Synchronisationsintervalle kann es eine Weile dauern, bis eine Buchung bei Ihnen landet. Der Weg vom Channelmanager zu Ihnen ist dabei aber recht kurz: Ist die Buchung einmal beim Channelmanager angelangt, sollte sie spätestens mit der übernächsten regulären Synchronisation in Ihr Lodgit Desk importiert werden.
Ist das nicht der Fall, kontaktieren Sie uns bitte.

 

Eine Buchung wurde in einem Kanal geändert. Was passiert in Lodgit Desk?

Werden in einem Kanal Änderungen an einer Buchung vorgenommen, werden die alten Buchungen in Lodgit storniert und neue angelegt. Dabei werden alte und neue Buchungen miteinander verknüpft, soweit dies möglich ist. Voraussetzung für diese Verknüpfung ist, dass mind. eine ältere Online-Buchung existiert und diese nicht durch einen manuellen Eintrag ersetzt wurde.

Dies gilt sowohl für Einzel- als auch für Gruppenbuchungen. Ob es neue modifizierte Buchungen gibt, sehen Sie in der Buchungsliste unterhalb des Belegungsplanes.

 

Die jeweils gültige, aktuellste Buchung ist sonnengelb, stornierte Online-Buchungen hingegen sind hellgelb.

Wenn Sie im Belegeungsplan mit der Maus auf eine solche Buchung fahren und mit der rechten Maustaste das Kontextmenü öffnen und dann zu „Überbuchung auswählen“ gehen, sehen Sie, dass es zu der aktuellen Buchung eine oder ggf. mehrere stornierte Online-Buchungen gibt.

Sie können hier nachschauen, ob Sie in der stornierten Online-Buchung manuelle Änderungen eingegeben haben, also bspw. Leistungen hinzugefügt oder auch Dokumente wie Angebote, Bestätigungen, Rechnungen erstellt haben. Wie Sie es bisher gewohnt sind, müssen Sie entscheiden, welche der Buchungen, Sie ggf. anpassen, welche Sie behalten, welche Sie aus Gründen der Übersichtlichkeit ggf. löschen.

Wenn Sie eine Buchung öffnen und dann in den Bereich Online-Buchung gehen, sehen Sie ob es sich bspw. um eine Modifizierungsbuchung, also eine geänderte Buchung handelt. An Hand der Modifizierungsnummer sehen Sie, ob die Buchung bereits mehrfach geändert wurde. Je größer die Modifizierungsnummer desto mehr Ändrungsbuchungen sind der gerade geöffneten Buchung vorangegangen.

Wenn Sie bei Buchungstyp auf den kleinen Pfeil ganz rechts gehen, können Sie die "Vorhergehende Version öffnen". Eventuell ist dies nicht nur eine sondern es sind meherere Buchungen.